12 Συμβουλές Gmail για Καθηγητές – Πρακτική Ed Tech

12 Συμβουλές Gmail για Καθηγητές – Πρακτική Ed Tech

November 21, 2022 0 Von admin

Παρά τις καλύτερες προσπάθειές μας να ακολουθήσουμε τις συμβουλές του Cal Newport Βαθιά Εργασία και Ένας κόσμος χωρίς email, οι περισσότεροι από εμάς αφιερώνουμε πολύ χρόνο ασχολούμενοι με μηνύματα στα εισερχόμενά μας. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορούμε να προσπαθούμε να αφιερώνουμε λιγότερο χρόνο στην ενασχόληση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για το σκοπό αυτό, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που μπορούμε να κάνουμε για να βελτιώσουμε τις εμπειρίες μας στα εισερχόμενα του Gmail.

Δημιουργία και χρήση κονσερβοποιημένων απαντήσεων

Κάθε φορά που βρίσκεστε να γράφετε την ίδια απάντηση περισσότερες από λίγες φορές, ξέρετε ότι είναι ώρα να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος στο Gmail. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κείμενο μιας απάντησης και να το χρησιμοποιήσετε ξανά όποτε θέλετε όσο συχνά θέλετε. Οι κονσέρβες απαντήσεις με βοηθούν πάντα να εξοικονομώ χρόνο στην αρχή κάθε εξαμήνου, όταν απαντώ σε πολλές ερωτήσεις του ίδιου τύπου από μαθητές και γονείς.

Προγραμματισμός μηνυμάτων

Θέλετε να στείλετε μια υπενθύμιση σε συναδέλφους αλλά δεν θέλετε να τη στείλετε πολύ σύντομα ή δεν θέλετε να ξεχάσετε να τη στείλετε; Χρησιμοποιήστε το εργαλείο προγραμματισμού στο Gmail για να προγραμματίσετε την αποστολή των μηνυμάτων σας σε μια συγκεκριμένη ώρα.

Δημιουργήστε φίλτρα Gmail

Εάν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε όταν σας καλωσορίζουμε με τα εισερχόμενα που ξεχειλίζουν, ξεκινήστε με τα πράγματα που βρίσκονται στα πιο σημαντικά φίλτρα σας. Η δημιουργία φίλτρων σάς επιτρέπει να ορίσετε την προτεραιότητα για την αντιμετώπιση μηνυμάτων από συναδέλφους, μαθητές ή γονείς. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε φίλτρα με βάση τις λέξεις-κλειδιά στις γραμμές θέματος.

Χρησιμοποιήστε έξυπνες απαντήσεις

Οι Έξυπνες απαντήσεις είναι παρόμοιες, αλλά ελαφρώς διαφορετικές από τα κονσερβοποιημένα μηνύματα. Οι Έξυπνες απαντήσεις είναι μια λειτουργία του Gmail που προσπαθεί να προβλέψει τι θέλετε να πείτε ως απάντηση σε ένα μήνυμα. Εάν η πρόβλεψη είναι σωστή, απλώς πατήστε το πλήκτρο tab (Gmail επιτραπέζιου υπολογιστή) ή πατήστε την πρόβλεψη (Gmail για κινητά) για να τη χρησιμοποιήσετε.

Ορίστε έναν ανταποκριτή διακοπών

Ενημερώστε τους άλλους ότι είστε εκτός σύνδεσης για το Σαββατοκύριακο και πότε θα πρέπει να αναμένουν νέα από εσάς.

Δημιουργήστε υπενθυμίσεις εργασιών στο Gmail

Χρειάζεστε βοήθεια για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στη λίστα υποχρεώσεων σας, το Gmail παρέχει έναν εύκολο τρόπο για να ορίσετε υπενθυμίσεις και να παρακολουθείτε τα στοιχεία στη λίστα σας.

Δώστε στον εαυτό σας μια περίοδο χάριτος στο Gmail

Πάτησες αποστολή πολύ νωρίς; Εάν έχετε ορίσει περίοδο χάριτος στις ρυθμίσεις σας στο Gmail, θα μπορείτε να σταματήσετε την αποστολή του μηνύματος. Μπορείτε να ορίσετε μια περίοδο χάριτος έως και τριάντα δευτερόλεπτα.

Ενεργοποίηση Εμπιστευτικής λειτουργίας

Αυτή είναι μια καλή λειτουργία για να ενεργοποιείτε κάθε φορά που στέλνετε ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θέλετε να εκτυπώσουν ή να προωθήσουν οι χρήστες.

Δημιουργία Ομάδων Επαφών

Αντί να πληκτρολογείτε μια λίστα με διευθύνσεις email κάθε φορά που θέλετε να στείλετε κάτι σε μια ομάδα, δημιουργήστε μια ομάδα επαφών και χρησιμοποιήστε την ξανά και ξανά.

Διαχείριση πολλαπλών υπογραφών

Για τους μαθητές μου είμαι ο «κ. Μπερν.“ Για τους συναδέλφους μου είμαι ο «Ρίτσαρντ». Επομένως, έχω δύο διαφορετικές υπογραφές αποθηκευμένες στον λογαριασμό μου στο Gmail.

Δημιουργήστε μια λίστα εγκεκριμένων αποστολέων

Δημιουργήστε μια λίστα εγκεκριμένων αποστολέων για να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα άτομα από τα οποία θέλετε να τα λαμβάνετε και ότι δεν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα από τα οποία δεν θέλετε να ακούτε πλέον.

Μάθετε στο Gmail να ταξινομεί τα μηνύματα στις σωστές καρτέλες

Μερικές φορές η Google ταξινομεί τα μηνύματα σε λάθος καρτέλα. Είναι εύκολο να «εκπαιδεύσετε» το Gmail ώστε να κάνει καλύτερη δουλειά. Απλώς σύρετε το μήνυμα στην κατάλληλη καρτέλα ή φάκελο και κάντε κλικ στο „ναι“ όταν σας ζητηθεί αν θέλετε να συμβεί αυτό με όλα τα μελλοντικά μηνύματα από τον αποστολέα.